10 RECOMENDACIONES PARA UN RETORNO SEGURO A LAS OFICINAS

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Santiago, agosto. – En el contexto del anuncio por parte del gobierno del nuevo “Plan Paso a Paso Laboral”, se espera que en algunas de las comunas que se encuentran en periodo de transición, se observe algún grado de retorno a las oficinas por parte de los trabajadores. 

Son muchas las recomendaciones, orientadas al cuidado personal en el trayecto hacia los trabajos, el ingreso a edificios y el tiempo presente dentro de las oficinas. Las nuevas tecnologías y otras medidas pueden ser clave para enfrentar el Covid-19. A continuación, algunas recomendaciones a considerar para un regreso seguro:

 

  1. Reducir la capacidad de las oficinas

Por un largo período no se podrá trabajar al 100% de la capacidad en las oficinas. Según el director de Project Management de CBRE, Keith Carrizo, “Probablemente las empresas organicen retornos graduales, con cierto porcentaje de sus empleados, aumentando a medida que se mitigue el riesgo. Al menos, para las oficinas de CBRE estimados que el retorno se hará con un 20% de la capacidad promedio, que irá aumentando de acuerdo a las indicaciones del Gobierno.  Este porcentaje dependerá del plan que adopte cada empresa de manera interna y las reglamentaciones gubernamentales a las que haya que alinearse”.

  1. Generar una cultura de autocuidado

En base a la experiencia de otros países en las distintas fases de desconfinamiento, se ha demostrado la efectividad de implementar protocolos de retorno seguro, que consideran un mix de actividades que permiten generar hábito y cultura de autocuidado en las personas. En estas, interviene tanto la administración como los usuarios, quienes alineadamente implementan medidas de prevención y protocolos para reforzar la seguridad. 

  1. La confianza de los trabajadores es importante.

Recogiendo la experiencia de España y EE.UU en sus fases de desconfinamiento, se ha comprobado que medidas como la instalación de paneles entre puestos de trabajos no ha sido la mejor técnica para evitar contagios. Patricio Letelier, director de Property Management de CBRE, recalca la importancia de generar confianza a los trabajadores para que asistan a las oficinas.  La instalación de tecnologías como reconocimiento facial, medición de temperatura, mejoramiento de los procesos de ventilación y protocolos de sanitización son medidas concretas y efectivas que  permiten incrementar los niveles de seguridad y confianza de los usuarios.

  1. Debe ser un regreso paulatino y programado.

Recogiendo la experiencia de CBRE en países como España y China, tener una planificación clara ayudó a una mejor coordinación en la llegada de los colaboradores, permitiendo así asignar horarios y estacionamientos para entregar facilidades a los trabajadores. Además, se establecieron diferentes consensos y protocolos de conocimiento obligatorio para toda persona que volvía al trabajo presencial.

Si bien la instalación de paneles, en espacios como la recepción, y diversos elementos de protección pueden ayudar a adaptar la oficina, esto no es suficiente. Es necesario educar el comportamiento y seleccionar las medidas que mejor se adapten tanto al espacio físico como a la cultura de cada empresa. Keith Carrizo asegura que “Hemos analizado algunos casos en que, por mucho que se hayan implementado medidas, al no haberse realizado las inducciones adecuadas,  los mismos usuarios no respetaban las barreras ni guía recién instaladas ya que no estaban familiarizados con esto y no sabía cómo usarlos”. De igual forma agrega que: “Así, hay muchas situaciones que debemos planificar desde antes para no toparnos con escenarios en los que no sepamos qué hacer, como podría ser el caso en que a uno de los empleados le marque con fiebre el medidor a la entrada de la oficina. ¿Que se hace con esa persona? ¿Hay que resguardarlo? ¿Puede quedar al aire libre? ¿De irse por el mismo ascensor, entrar a una sala, esperar la atención sanitaria? Son muchas las disyuntivas y situaciones a las que nos podemos enfrentar y que se deben preparar”. 

Por otro lado, para evitar aglomeraciones fuera y dentro de la oficina, se recomienda un retorno gradual en el que haya un espacio para el proceso de adaptación.

  1. Crear un plan de comunicaciones

Es necesario establecer un plan de comunicaciones donde se establezcan las medidas que se van a implementar en la oficina. Además de ser efectivo, esto demuestra una preocupación por construir un espacio seguro, lo que  el colaborador valorará. Además, es importante que el trabajador conozca las medidas implementadas para así acatarlas.

Una sugerencia es realizar un foro de preguntas días antes de la reapertura, así la empresa se encuentra preparada y no hay espacio para la improvisación.

 

  1. Segmentar por horarios la hora de almuerzo

Dependiendo de la capacidad y cantidad de colaboradores que asistirán a la oficina, se deberá asignar por turnos el uso del comedor o casino. Estas instalaciones deberán estar abiertas por períodos más prolongados para que exista flexibilidad y se puedan evitar aglomeraciones. 

También será necesario reorganizar la distribución de sillas y mesas para cumplir con el distanciamiento social sugerido en el Plan Paso a Paso Laboral. En el caso donde no sea posible mantener distancia, se aconseja la instalación de paneles acrílicos

  1. Autolimpieza de coffee points

Para mantener el funcionamiento de los coffee points en oficinas, se aconseja tener un sistema de auto limpieza o auto sanitización de las máquinas. En el mercado hay una gran variedad de sistemas, los cuales pueden ser automáticos o manuales.

Keith Carrizo señala “Además de la constante limpieza del lugar, hay que considerar el entorno de los coffee corners que, en su gran mayoría cumplen con el objetivo de ser un punto de encuentro e interacción entre los empleados, y donde generalmente hay sillones, sillas o mesas para minutos de descanso. Esto deberá ser reevaluado y contar con protocolos claros para evitar el estancamiento de personas y generar un flujo seguro en el sector de las máquinas.” 

  1. Implementación del “one way”

Al igual que en las calles, el “one way” implica caminar por cierta ruta con una dirección establecida, con el objetivo de no cruzar caminos con otra persona. Esto sería posible implementarlo en las oficinas chilenas con el apoyo de señaléticas y guías en los pavimentos. Así, se podrán generar hábitos que en un futuro serán normales. “Un ejemplo de estos en nuestras vidas cotidianas son las escaleras mecánicas: izquierda es línea rápida y derecha es para quedarse detenido. Esto primero comenzó con señalética en los peldaños de las escaleras y hoy es un hábito universal” asegura Keith Carrizo.

  1. Todas las instalaciones deberán ser fáciles de usar y comprender

Se está generando un cambio de hábito, lo que significa un período de adaptación. Las implementaciones que se instalen en las oficinas deben ser fáciles de usar y comprender para todas las personas. De esta forma, se asegura que los colaboradores hayan entendido las normativas y el funcionamiento de estas, evitando así malentendidos y riesgos de contagio.

  1. Recursos Humanos debe estar alineado y en contacto con el Ministerio del Trabajo y de Salud

Una vez que se retorne a las oficinas, algunas compañías ofrecerán oficinas especiales para realizar controles y chequeos, dependiendo de su capacidad y operación. Además de los controles de temperatura al ingreso del edificio o de la oficina de la empresa, las áreas de Personas (RRHH) y Prevención de Riesgos deberá estar alineada y en contacto constante con el Ministerio de Trabajo y de Salud.

 

Acerca de CBRE Group, Inc.

CBRE Group, Inc. (NYSE:CBRE) es la compañía de servicios inmobiliarios comerciales y firma de inversión más grande del mundo, con 530 oficinas distribuidas en todo el mundo y con más de 100,000 empleados. 

Su casa matriz se encuentra en Los Ángeles, USA y en Chile está presente desde 1999, donde ofrece una amplia gama de servicios integrados, que incluyen Advisory Transaction Services; Asset Services; Capital Markets; Global Research and Consulting; Global Workplace Solutions; Project Management; Valuation Advisory; Facility Management.

CBRE ha sido incluida en Fortune 500 desde 2008, ocupando el puesto #146 en 2019. También ha sido votada como la mejor marca de la industria por la Compañía Lipsey durante 18 años consecutivos, y ha sido nombrada una de las “Compañías más admiradas” de Fortune, en el sector inmobiliario, durante seis años seguidos.

Para más información visite nuestra página web www.cbre.com y www.cbre.cl 

 

Prensa

Andrés Kattan

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