Más allá de gestionar la facturación electrónica, las herramientas contables pueden automatizar varios procesos en los que negocios y empresas dedican horas, dinero y personal.  

Sin importar el volumen de transacciones que circulan a diario por una empresa, las operaciones contables suelen consumir una gran cantidad de tiempo y generar represamientos de trabajo cuando no se optimizan adecuadamente, más aún debido a su periodicidad y su obligatoriedad. Por ello, cada vez es más común encontrar soluciones digitales que ayuden a simplificar estas tareas, reduciendo notablemente el esfuerzo que se dedica en organizar facturas y documentos a diario, gracias a herramientas de automatización que terminan haciendo el trabajo pesado..

Debido a la importancia que tiene reportar compras y ventas, liquidar facturas o ajustar notas de débito y crédito por cuenta de requerimientos legales y tributarios como la Ley de Facturación Electrónica, más empresas chilenas están optando por incluir aplicaciones y plataformas tecnológicas en su día a día que faciliten a los equipos de contabilidad la generación de soportes e informes contables. Sin embargo, en la actualidad muchas de ellas —sobre todo pequeñas y medianas— desconocen todos los beneficios que pueden obtener al incluir tecnología contable.

Por ello, Rindegastos, la plataforma que digitaliza y legaliza el 100% de gastos de empresas en segundos, se dio a la tarea de analizar por qué es fundamental automatizar procesos contables al iniciar un nuevo año fiscal, aprovechando al máximo cada uno de los servicios y asistencias que podemos encontrar en estas herramientas contables este 2023.

Felipe Vera, Head Corporate Sales de Rindegastos para Chile, revela que hoy muchas empresas se manejan desde la palma de la mano mediante un smartphone o una tablet, por lo que digitalizar estos procesos no solo debe ser práctico sino además muy cómodo y eficiente. “Automatizar procesos contables no es más que simplificar tareas cotidianas que requieren, por lo general, una gran cantidad de tiempo, gracias a plataformas que hacen estas operaciones en cuestión de segundos con tecnología intuitiva que se ajusta a la facturación de cada empresa”, explica Vera.

Ciertamente, estos software están diseñados para eliminar el estrés que genera llenar largas planillas de información con cientos de cifras, pero que, además, tiende a ser repetitiva, lo que hace de esta una actividad que requiere una enorme atención al detalle para evitar gastos omitidos o errores de cálculo. Como Rindegastos, las herramientas que digitalizan este papeleo también pueden integrar toda esta información contable a sistemas ERP en la nube (como SAP Business, Oracle Cloud o Microsoft  Dynamics) cargando cualquier volumen de información de manera rápida, trazable y segura.

“Cuando el área de contabilidad de una empresa tiene tantos soportes, recibos y documentos por cargar al sistema, no cabe duda de la presión que se genera por evitar duplicados, o por el contrario, dedicar largas horas a comprobaciones hasta asegurar que todo esté al día”, agrega Vera. Por fortuna, cualquier empresa puede reducir casi en su totalidad procesos manuales y verificaciones que posteriormente el área de finanzas tendrá que legalizar y aprobar, ya que otra de las ventajas de estas herramientas contables es su trabajo en sinergia: varios usuarios pueden acceder a los documentos y generar flujos de aprobación, revisar o cargar documentos con permisos o restricciones para garantizar que la información original permanezca protegida e inalterable.

Incluso, algunas compañías con gastos o ingresos en divisas extranjeras como el dólar, temen que la tasa de cambio pueda afectar su contabilidad y generar problemas tributarios. Esto deja de ser un problema cuando se estandarizan procesos que actualizan las facturas automáticamente, muchas de las cuales deben ser digitalizadas y validadas, un trabajo que solo requiere un escaneo rápido a través de la cámara de un celular. El valor agregado está en que automatizar estos movimientos se puede personalizar aplicando reglas y condicionales por tipos de gasto de acuerdo a la política de validaciones de cada empresa, aplicando topes y alertas automáticamente.

La generación de reportes es otra de las grandes apuestas de las herramientas contables en términos de automatización. Al organizar la información de manera automática, estas plataformas permiten visualizar gastos detallados, costos y movimientos con la facilidad de exportar planillas de Excel personalizables a mayor velocidad sin importar el dispositivo en el que se descarguen. Esto permite realizar análisis rápidos en un celular o revisar a detalle información actualizada en un computador a través de tableros adaptables a distintos formatos de visualización.

En conclusión, existen más motivos de los reglamentarios para automatizar la contabilidad de tu empresa con el uso de soluciones tecnológicas, cuyos efectos van desde optimizar el tiempo hasta mejorar la productividad. De hecho, plataformas como Rindegastos ofrecen demostraciones y pruebas gratis para obtener un vistazo de los resultados que se pueden generar en poco tiempo tras automatizar múltiples tareas financieras al interior de una empresa. Y qué mejor manera de comenzar el año que reduciendo horas de trabajo en verificar facturas y comprobantes para enfocarte en el crecimiento de tu empresa, confiando en tecnología contable para gestionar gastos y rendiciones sin esfuerzo.