Desde 1972, cada 5 de junio se conmemora este día por la concientización de nuestro entorno. ¿Cómo la digitalización de los documentos aporta al menor impacto ambiental? ¿Por qué la firma electrónica es clave para la sustentabilidad de las empresas?

La firma electrónica de documentos se ha expandido en todo el mundo, especialmente tras la pandemia, ayudando no sólo a optimizar los tiempos de los trámites, sino que también con varios beneficios que contribuyen a la sustentabilidad y ahorro de papel.

En todos los productos que utilizamos hay detrás un proceso de fabricación que implica uso de agua. A esto se le conoce como Huella Hídrica. En el caso del papel, se usan 10 litros por sólo una hoja.  Este es uno de los motivos por lo que las empresas han incorporado el uso de la Firma Electrónica en sus procesos, en el marco de los criterios ESG (Environmental, Social, and Governance), es decir, los factores ambientales, sociales y de gobernanza que las compañías consideran en sus operaciones y toma de decisiones.

“Es evidente el beneficio de no usar papel para trámites que pueden ser electrónicos. Sin uso de papel no se usan recursos naturales para su fabricación y también se reducen las emisiones de carbono asociadas con el transporte y la logística de los documentos, ya que todo envío se realiza de manera digital”, comenta Marcelo Mora, CEO de IDOK (https://idok.cl/), empresa chilena dedicada a optimizar los procesos de gestión, identificación digital y firma electrónica de personas, empresas y organizaciones.

El CEO de IDOK añade que “la Firma Electrónica hoy entrega mayor seguridad que una firma en papel que pudiera ser adulterada. Hay que destacar los procesos de verificación fehaciente de la identidad a nivel remoto; tanto personas naturales como empresas están confiando en la digitalización de los trámites y eso aporta al menor impacto ambiental”.

Los beneficios para el medio ambiente se han palpado. En la plataforma FirmaYa, por ejemplo, se firmaron 606.117 documentos en 2022 y en Gestor Documental otros 307 mil. En lo que va de este año ya se han firmado otros 208 mil. “En su mayoría son contratos laborales de los clientes (empresas) con trabajadores o proveedores. Si un contrato tiene de 3 a 5 hojas y los anexos son de una o dos hojas, hablamos de un gran ahorro de papel y, por ende, de agua. Podemos decir que sólo en 2022 se ahorró al menos unos 10 millones de litros de agua al no usar papel. Ese es el gran impacto de la Firma Electrónica”, manifiesta Marcelo Mora.

Con todo, se pueden mencionar 5 ventajas de la Firma Electrónica en torno al Medio Ambiente:

1. Reducción del uso de papel: Se elimina la necesidad de imprimir documentos físicos para firmarlos. En su lugar, los documentos se envían y firman de manera digital, disminuyendo el impacto ambiental.
2. Ahorro de recursos naturales: Al utilizar la firma electrónica, se reduce la demanda de papel, lo que a su vez disminuye la necesidad de recursos naturales para su producción. Esto contribuye a la conservación de los bosques, la protección de ecosistemas y la reducción de emisiones de gases de efecto invernadero asociadas con la producción de papel.
3. Menor transporte y logística: La firma electrónica permite agilizar el proceso de firma y envío de documentos, evitando la necesidad de enviar copias físicas por correo o mensajería. Esto reduce las emisiones de carbono asociadas con el transporte y la logística de los documentos.
4. Eficiencia y ahorro de tiempo: Al eliminar la necesidad de imprimir, firmar manualmente, escanear y enviar los documentos físicos, se reducen los tiempos de espera y se mejora la eficiencia en el flujo de trabajo. Esto no solo ahorra tiempo, también da mayor rendimiento y productividad en las empresas.
5. Almacenamiento y archivo digital: La firma electrónica permite mantener los documentos de forma digital, lo que facilita su almacenamiento, búsqueda y acceso posterior. En lugar de ocupar espacio físico con archivadores y documentos en papel, los archivos digitales se pueden organizar, respaldar y proteger de forma más eficiente en servidores o en la nube. Esto no solo ahorra espacio, sino también reduce el riesgo de pérdida o deterioro de los documentos a largo plazo.

Por último, se trata de una firma completamente legal. La Ley 19.799 promulgada el año 2002 reconoce la legalidad de la firma electrónica: “Los actos y contratos otorgados o celebrados por personas naturales o jurídicas, suscritos por medio de firma electrónica, serán válidos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel” (Art.3).

Conoce más: https://idok.cl/