Según expertos, una de las problemáticas más comunes en estos procesos ocurre con la adopción de estas nuevas herramientas por parte de los colaboradores.
En el mundo empresarial actualmente, el uso de sistemas de gestión empresarial o más conocidos como ERP, son un elemento cada vez más común, impulsado por la necesidad de optimizar procesos para mejorar la eficiencia operativa de las organizaciones, los cuales están funcionando cada vez más bajo el formato Cloud. Eso sí, según expertos, la implementación de este tipo de herramientas suele generar problemáticas si es que no se hace una correcta educación a nivel interno.
“Si bien, actualmente no existe una medición de cuántas empresas utilizan tecnología Cloud en Chile, hay una mayor oferta de sistemas bajo esta tecnología que, a pesar de las ventajas innegables que entrega, presenta algunas dificultades en su adopción e implementación pues no siempre son simples ni exentas de complicaciones. Estas dificultades no están necesariamente relacionadas con la tecnología en sí misma, sino más bien con la gestión del cambio o la integración del sistema dentro de los procesos de las organizaciones”, comenta Fernando Ramos, fundador y CEO de 2Win, empresa que ofrece diversos sistemas y ERP que trabajan bajo tecnología verdadero Cloud, optimizando el trabajo y pudiendo acceder a ellos mediante cualquier terminal con conexión a internet.
El ejecutivo afirma que, también, otro problema común es la ausencia de un alcance bien definido del proyecto de implementación, lo que puede generar conflictos por discrepancias entre las expectativas de los clientes y lo que ofrece el proveedor. En esa línea, desde 2Win entregan los consejos para garantizar una implementación sin contratiempos:
- Definir el alcance del proyecto: Contar con una definición clara del alcance del proyecto desde su inicio hasta el término, es lo primero que hay que considerar para no tener conflictos dentro de la implementación.
- Adoptar las mejores prácticas: Muchas veces los clientes han “absorbido” y compensado en su operación, malas prácticas que luego tratan de plasmar en el sistema, lo que genera mayores costos y, además, se pierden múltiples beneficios de estas plataformas.
- Empoderar y asignar roles adecuados: Garantizar que el equipo interno esté correctamente empoderado y asignado a los roles pertinentes es vital, ya que este tipo de procesos requiere de decisiones que deben ser tomadas por las personas apropiadas en cuanto a conocimiento de la operación. Si este factor no está bien definido, los cambios y correcciones pueden resultar desastrosos.
- Compromiso total: Muchas empresas tienen pocos recursos internos y las personas participantes del proyecto pueden estar absortas por sus tareas y exigencias del día a día, lo que determina que el proyecto se atrase, los plazos no se cumplan y se excedan los costos. Por ello, es importante que el compromiso con la implementación del sistema sea una prioridad establecida desde el nivel más alto de autoridad, en la empresa para garantizar que esto sea de forma exitosa.
- Equipo Senior: Para proyectos complejos, es fundamental contar con un equipo de implementación experimentado capaz de gestionar todas las variables y adaptarse a las necesidades específicas del cliente. No basta sólo con instalar el sistema (“plug and play”) y dejar al cliente que se las arregle solo con su adopción.
“Si bien los sistemas ERP son el corazón o motor de los sistemas de gestión empresarial, pueden existir múltiples complementos, como integración a otros sistemas expertos necesarios, o desarrollos particulares para adaptarse a la funcionalidad necesaria del negocio específico. Eso sí, en los proyectos de implementación de sistemas, estos puntos pueden constituirse en una complicación extra, por lo que se sugiere que estas incorporaciones sean abordadas en una segunda etapa, una vez instalada la ‘base’ del sistema”, cierra Fernando Ramos.
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