Hoy en día, mucho se discute y debate sobre temas como la productividad y el medio ambiente, donde una de las formas más simples de avanzar es mediante la digitalización documental.
En efecto, la administración y gestión digital de documentos es esencial no sólo porque agiliza procesos, reduciendo en varias horas semanales por persona las labores administrativas abocadas al papeleo, sino también porque mejora la seguridad. El documento en físico está afecto a riesgos de extraviarse, ser objetado, alterado, etc., lo que no sucede con el documento digital.
Además, otro gran beneficio es la reducción de costos. Actualmente, los costos asociados a impresión, almacenamiento y horas de generación y gestión, son proporcionalmente, al menos, dos veces mayor al de la administración de forma digital.
En ese contexto, las organizaciones que dan el paso hacia la administración y gestión digital de documentos obtienen un acceso rápido a la información, certeza de la trazabilidad y fiabilidad de la información, resguardada en sus documentos electrónicos. Asimismo, se les facilita la colaboración entre los equipos y se garantiza el cumplimiento normativo, aspectos cruciales en cualquier ámbito.
La gestión documental digital también contribuye a la sostenibilidad, al reducir el uso de papel. En resumen, es clave para la eficiencia, seguridad y responsabilidad ambiental de cualquier organización.
Si a todo esto se suma el uso de la firma electrónica, para eliminar la necesidad de imprimir, ya que se reemplaza la necesidad de firmar documentos a mano alzada, los beneficios se multiplican.
No obstante, los Sistemas de Gestión Documental (SGD) digitales si bien ofrecen múltiples beneficios en eficiencia y seguridad, su implementación conlleva algunos riesgos tales como vulnerabilidades de seguridad, dependencia tecnológica y resistencia al cambio por parte de los usuarios.
Por lo mismo, es crucial considerar estos factores y realizar acciones para mitigarlos, como implementar medidas de seguridad robustas, capacitar y acompañar adecuadamente durante la implementación a los usuarios y elegir proveedores confiables que se basen en soluciones sólidas en cuanto al respaldo y/o almacenamiento en nube como lo son Google y Microsoft, entre otros, para así aprovechar al máximo las ventajas de un SGD.
Finalmente, es importante considerar y tener presente que la inteligencia artificial (IA) aportará un salto sustancial en los beneficios de la digitalización, por lo cual hay que estar preparados.
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