Nuevas soluciones de digitalización de trámites educativos están transformando las tareas administrativas de instituciones escolares y de educación superior.

El período de matrícula universitaria, iniciado tras los resultados de la PAES, cerró de forma exitosa, a la espera de un nuevo inicio del año curricular. Este proceso, así como también el proceso en otras instituciones de educación superior y colegios, están abarcando cada vez más soluciones tecnológicas que les permiten agilizar los procesos administrativos, como parte de la transformación digital del mundo educativo, según indican expertos.

Uno que destaca en este contexto es la herramienta Gestor Documental, desarrollado por de IDOK, empresa chilena especializada en los procesos de gestión, identificación digital y firma electrónica de personas, empresas y organizaciones. Esta solución no solo optimiza los recursos administrativos, sino que también mejora significativamente la experiencia de estudiantes y apoderados.

“La primera gran ventaja que notamos es la eliminación de los procesos presenciales tradicionales. Antes, los apoderados debían acudir físicamente para firmar contratos y dejar documentos de pago, pero hoy, gracias a nuestra plataforma, pueden realizar todo el proceso en línea, incluyendo la firma de contratos, anexos y cualquier documentación adicional”, explica Mónica Lozano, Subgerente de Cliente Corporativo de IDOK.

En la misma línea, la ejecutiva agrega: “Las instituciones educativas se han convertido en el tercer sector con mayor volumen de documentos firmados en el sistema IDOK, lo que refuerza la preferencia de esta herramienta. La plataforma también incluye un repositorio documental, el cual permite guardar carpetas, por ejemplo, de alumnos o del mismo cuerpo académico, para tener un orden digital de los documentos, lo que es especialmente útil para las instituciones de educación superior”.

Trabajar con documentos en la nube

En línea con lo anterior, las instituciones educacionales también pueden sumar “ePAC”, una solución complementaria que facilita la gestión de pagos de matrícula y mensualidades, eliminando la necesidad de dejar cheques y pagarés físicos, consolidando todos los pagos del año académico en una sola plataforma.

La ejecutiva comenta que, además, este sistema implementa Firma Electrónica Avanzada para algunos trámites específicos, como la firma de contratos de servicios educacionales, mandatos, entre otros, garantizando la validez legal de todos los documentos de este tipo que se procesan. “El Gestor Documental no solo agiliza los procesos, sino que proporciona un nivel de seguridad acorde a los estándares actuales, cumpliendo con todas las normativas vigentes”.

En el corto plazo, IDOK planea expandir esta herramienta a otras latitudes, con planes concretos para implementar el sistema en Colombia. “Este crecimiento internacional representa una oportunidad significativa para IDOK de expandir nuestros servicios más allá de las fronteras chilenas”, cierra Lozano.

Acerca de IDOK

IDOK es una empresa chilena dedicada a optimizar los procesos de gestión, identificación digital y firma electrónica de personas, empresas y organizaciones. Desarrollamos productos y soluciones adaptadas a los nuevos escenarios de acción en Chile y Latinoamérica.