Con el objetivo de fortalecer los mecanismos de control, el Servicio de Impuestos Internos (SII) emitió recientemente la Resolución Exenta N°12, estableciendo la obligación -a partir del 1° de mayo de este año- de entregar una representación impresa o virtual de la boleta electrónica y del comprobante de pago electrónico en transacciones presenciales con consumidores finales.
Según la resolución, la modalidad de entrega de la boleta electrónica dependerá del método de pago utilizado. Si se trata de pagos en efectivo o transferencia bancaria, el comercio está obligado a entregar la boleta electrónica impresa; si son pagos con tarjeta (débito, crédito u otros medios electrónicos), se debe entregar la boleta electrónica impresa junto con el voucher del pago o solo el voucher impreso, mientras que la boleta electrónica puede enviarse en formato digital.
Para las empresas que gestionan múltiples gastos, este cambio representa un desafío administrativo importante, ya que deben asegurarse de contar con un sistema que garantice el cumplimiento normativo y facilite la rendición de gastos. No obstante, también se traduce en una oportunidad de adaptarse a los nuevos retos que conlleva la digitalización y las nuevas tecnologías.
En efecto, hoy existen plataformas como Rindegastos que permiten no solo la digitalización, sino también la automatización y validación de boletas electrónicas de manera eficiente, rápida y segura, aportando variadas ventajas. Entre ellas: Los colaboradores pueden escanear y almacenar boletas electrónicas directamente en la plataforma, asegurando su acceso inmediato y evitando la pérdida de documentos físicos.
Asimismo, posibilita validar automáticamente con el SII los documentos tributarios, reduciendo la carga operativa y garantizando el cumplimiento normativo. Además, todas las boletas electrónicas también se pueden administrar de forma completamente digital, asegurando su trazabilidad y eliminando el riesgo de extravío. Incluso, la plataforma permite generar reportes categorizados por tipos de gasto, centro de costos y más, facilitando la auditoría, el cumplimiento tributario y reduciendo el riesgo de multas; y mejor todavía, conciliar los gastos con tarjetas corporativas, validando cada transacción de manera precisa y reduciendo el trabajo manual del equipo contable.
En definitiva, esta nueva obligatoriedad puede transformarse en una gran oportunidad de actualización, digitalización y crecimiento. Aún hay tiempo.
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