Por Mónica Lozano, Subgerente de Cliente Corporativo de IDOK

La gestión tradicional de recursos humanos solía caracterizarse por archivadores físicos que almacenaban la documentación de cada colaborador.

Contratos, anexos, evaluaciones de desempeño, solicitudes de vacaciones y un sinfín de formularios ocupaban bastante espacio físico dentro de las oficinas, generando no solo un desafío logístico en términos de almacenamiento, sino también una considerable huella ambiental y un obstáculo para la eficiencia operativa.

Afortunadamente, en la actualidad, hemos podido observar una transformación digital en la forma en que las empresas gestionan estos procesos, acelerados desde la pandemia.

Aquí un pilar fundamental ha sido la implementación de la firma electrónica simple, que ha ganado terreno y relevancia en el mundo de los recursos humanos consolidándose de a poco como una herramienta indispensable para la modernización de esta área.

La implementación de esta herramienta en las empresas permite agilizar significativamente los procesos documentales que forman parte del ciclo de vida laboral de un colaborador: desde la carta oferta y contratación, pasando por anexos de contrato, aceptación de políticas internas, manuales corporativos, reglamentos, evaluaciones de desempeño, hasta eventuales finiquitos.

Y es que el ahorro es considerable en materia de tiempo y también de recursos. Ya no es necesario imprimir documentos y firmarlos básicamente, para luego enviarlos al lugar de destino, lo que ha reducido los tiempos de gestión, haciendo que distintos procesos que antes tomaban días sean completados en solo minutos.

Agilización que se traduce en mayor productividad para los equipos de recursos humanos, para enfocarse más en otros trabajos de valor y hacer más fluidos ciertos procesos para los colaboradores.

Asimismo, otro aspecto fundamental es que la implementación de la firma electrónica permite a las organizaciones reducir su huella ambiental, alineándose con políticas de sostenibilidad y responsabilidad corporativa, aspectos de gran relevancia para las corporaciones.

Por si fuera poco, los sistemas de firma electrónica ofrecen garantías tanto para la empresa como para el colaborador, en materia de seguridad y trazabilidad, manteniendo un registro detallado de cada transacción y asegurando el cumplimiento legal de los procesos. Esto cobra gran relevancia en un contexto donde el trabajo remoto o híbrido se ha vuelto algo común, permitiendo gestionar documentación con validez legal independientemente de la ubicación física de las partes involucradas.

La firma simple hoy se configura como un “ must” dentro de las herramientas de transformación digital dentro de las organizaciones, complementando otras soluciones tecnológicas como los sistemas de gestión de personal, plataformas de marcaje y CRM especializados. La integración de estas soluciones está redefiniendo la manera en que se gestionan los equipos y se administra el talento.

No se trata del tamaño de la organización, dado que desde pequeñas empresas hasta grandes corporaciones tienen hoy acceso a estas tecnologías, que se han vuelto accesibles y adaptables a diferentes necesidades y escalas.

Las empresas que aún no han implementado estas soluciones enfrentan el riesgo de quedar obsoletas en un mercado que avanza aceleradamente hacia la digitalización.

Acerca de IDOK

IDOK es una empresa chilena dedicada a optimizar los procesos de gestión, identificación digital y firma electrónica de personas, empresas y organizaciones. Desarrollamos productos y soluciones adaptadas a los nuevos escenarios de acción en Chile y Latinoamérica.