· La gestión de un presupuesto en TI les brinda a las pymes la posibilidad de optimizar sus recursos limitados, priorizando inversiones tecnológicas claves y evitando gastos innecesarios; también sirve para mejorar la productividad, ya que comprar herramientas tecnológicas adecuadas ayuda a automatizar sus procesos, reducir errores y aumentar la eficiencia cooperativa.

Para las pymes, tener un presupuesto para solventar los gastos es crucial. Un área donde la inversión es clave es TI, ya que allí se concentra la información crítica de una empresa. Por lo tanto, es crucial contar con una gestión correcta del financiamiento que una compañía le va a entregar a las actividades de este sector.

La gestión de un presupuesto en TI les permite a las pymes optimizar recursos limitados, priorizando inversiones tecnológicas claves y evitando gastos innecesarios; también sirve para mejorar la productividad, ya que comprar herramientas tecnológicas adecuadas, como software de gestión o plataformas en la nube, ayuda a automatizar procesos, reducir errores y aumentar la eficiencia cooperativa.

Otro beneficio de contar con un presupuesto adecuado en TI es poder implementar medidas eficaces de seguridad de la información, ya que un presupuesto bien planificado permite implementar de protección frente a amenazas digitales, evitando pérdidas de datos o interrupciones costosas.

Además de lo anterior, César Ozán, CEO & Founder de IntelliHelp , señaló que para las pymes también es importante la adaptación tecnológica y competitividad, ya que gestionar el presupuesto adecuadamente permite que las pymes actualicen en infraestructura tecnológica y se mantengan competitivas frente a otras empresas que adoptan nuevas herramientas y tendencias.

Otro punto para el experto es tomar decisiones estratégicas, ya que tener claridad sobre el gasto de TI ayuda a evaluar el retorno de inversión e identificar áreas que requieren mejoras y tomar decisiones alineadas con los objetivos de negocio.

El fundador de IntelliHelp comentó que también es bueno apoyar el crecimiento sostenible, ya que una planificación financiera en TI bien estructurada permite a las pymes escalar sus operaciones con tecnología que acompañan su crecimiento sin incurrir en sobrecostos imprevistos. Otra ventaja es que el modelo de TI en modalidad outsourcing es flexible.

“Permite ir creciendo o decreciendo en la medida en que el negocio lo necesita, sin necesidad de ir incurriendo en gastos innecesarios, sino que uno contrata este servicio de TI en modalidad outsourcing y uno va escalando. Eso es lo que permite la flexibilidad de que el negocio crezca o decrezca sin mayores perjuicios para la compañía”, señaló Ozán.

Los errores frecuentes cometidos por las pymes al planificar un presupuesto TI

Entre los errores más comunes, según el fundador de IntelliHelp, no consideran la tecnología como una inversión estratégica, subestimar los costos reales y no proyectar las necesidades futuras de negocio.

“Es muy común ver pymes con un crecimiento exponencial que no va acompañado por inversiones tecnológicas. Luego, cuando intentan implementar soluciones de golpe, los costos son altísimos. Lo ideal es ir creciendo en tecnología al ritmo del negocio”, explicó César Ozán.

Otro error frecuente, según el experto, es ignorar aspectos clave como la ciberseguridad, la capacitación del personal o el asesoramiento especializado. Usar herramientas gratuitas o desactualizadas puede parecer una forma eficaz de ahorrar, pero a largo plazo compromete la eficiencia y la seguridad del negocio.

Planificar bien permite a las pymes crecer con mayor solidez en un entorno cada vez más digital.

Para que las pymes logren una inversión tecnológica eficiente, Ozán comentó que es clave comenzar por diagnosticar su infraestructura actual, alinearla con los objetivos del negocio y priorizar las necesidades según urgencia e impacto. Este enfoque permite que cada paso invertido se traduzca en mejoras concretas para la operación y el crecimiento.

Asimismo, para el experto, factores como la escalabilidad de las soluciones, el nivel de madurez digital de la empresa y la inclusión de usuarios clave en el proceso de evaluación son fundamentales. Para Ozán también está asegurando el cumplimiento normativo y manteniendo una revisión constante del presupuesto para adaptarse a las nuevas exigencias del entorno empresarial.

Para el CEO de IntelliHelp , una administración eficiente del presupuesto en tecnología puede marcar la diferencia entre una pyme estancada y una en crecimiento. La automatización de tareas, la integración de sistemas y el uso de herramientas colaborativas aumentan la productividad operativa y mejoran la toma de decisiones. Además, optimizan los costos y fortalecen la ciberseguridad, reduciendo riesgos y tiempos de inactividad.

Según Ozán, estos avances permiten a las pymes competir en igualdad de condiciones con empresas más grandes, diferenciarse en su propuesta de valor y abrirse a nuevos mercados. En un contexto cada vez más digitalizado, la gestión inteligente del presupuesto TI se vuelve una palanca clave para lograr sostenibilidad y crecimiento.

Herramientas y metodologías para realizar seguimiento de la inversión en tecnología.

Para hacer un seguimiento eficiente de la inversión tecnológica, según César Ozán, las pymes pueden combinar metodologías de gestión como ITIL adaptado, Balanced Scorecard para indicadores clave y metodologías ágiles como Scrum o Kanban. Estos permiten alinear la tecnología con los objetivos del negocio, medir resultados y gestionar proyectos de forma dinámica.

En cuanto a herramientas, el fundador de IntelliHelp destacó opciones accesibles como Excel, Google Sheets o QuickBooks para controlar presupuestos. Para gestión de activos, soluciones como Holded, ManageEngine o InWare son útiles. “Una pyme no necesita soluciones complejas ni costosas para hacer un seguimiento eficiente de sus inversiones en TI”, destacó Ozán.

Finalmente, para el experto es clave definir metas claras, revisar periódicamente el gasto versus beneficios e involucrar a las áreas para medir impacto. Herramientas como Trello o Monday ayudan a visualizar avances, y plataformas como Power BI o Google Data Studio facilitan la evaluación de KPI. Todo esto permite asegurar que la tecnología agregue valor real al negocio.

Acerca de IntelliHelp:

Empresa que ofrece soluciones tecnológicas integrales para pequeñas y medianas empresas, como también para emprendedores. Su modelo de negocio proporciona un departamento de TI externalizado y ajustado a las necesidades específicas de cada cliente.

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