Damelis Blanco, Chief Revenue Officer de Rindegastos, explicó qué son, por qué se producen y cómo la tecnología es fundamental para evitar fraudes y hacer una rendición mucho más eficiente, automatizada, rápida y segura.
Rindegastos, una empresa del grupo noruego Visma, tuvo una destacada participación en el ERP Summit 2025.
Ocasión en la cual, Damelis Blanco, Chief Revenue Officer, dio a conocer el impacto de los gastos duplicados en los negocios y presentó el más reciente estudio de la compañía. Este fue realizado en más de 3.437 empresas durante 2024.
“Aún existe más de un 90% de empresas en Latinoamérica que utilizan planillas de Excel para rendir sus gastos. Y demoran cuatro veces más en realizar este proceso de manera manual versus hacerlo de manera digital”, indicó la especialista.
Asimismo, explicó qué son los gastos duplicados, por qué se producen y cómo la tecnología es clave para evitarlos. Esto al hacer una rendición mucho más eficiente, automatizada, rápida y segura.
Adicionalmente, desmenuzó el estudio realizado entre 58 mil 546 trabajadores, el cual reveló 843 mil 523 gastos duplicados, que corresponden al 7% del total de gastos rendidos durante dicho periodo. Además, sobre el 20% de estos gastos no cumplen con las políticas establecidas por las compañías.
“De acuerdo al estudio, aproximadamente el 7% de las rendiciones fue considerada como gasto duplicado y/o fraudulento. Es decir, fue rendida y pagada más de una vez. Esta cifra corresponde a USD 31 millones de dólares, lo que equivale a más de USD 9 mil dólares por empresa anualmente”, precisó.
El mayor impacto de este error se materializa en la distorsión de los estados financieros. Además en la toma de decisiones y en el tiempo extra de auditorías. Peor aún, da pie al fraude.
En efecto, durante el proceso de rendición de gastos, que muchas empresas llevan en forma manual o simplemente a través del uso de planillas excel, el concepto de gasto duplicado es una figura compleja.
Ello porque para detectar un mismo gasto rendido más de una vez. Muchas veces el área de finanzas debe apelar a la “memoria”. Ello resulta inmanejable en grandes volúmenes de información.
Otro dato muy interesante que entregó el estudio de Rindegastos es que la industria donde más gastos duplicados se produce (porcentualmente) es de Servicios Públicos. Esta seguida de Educación y Telecomunicaciones. En el otro extremo están las Actividades Deportivas y de Entretenimiento, Seguros y Salud.
La digitalización es clave
En ese escenario, la implementación de herramientas automatizadas de control surge como una solución eficaz para mitigar este impacto negativo. Esto es gracias a que evita los procesos manuales, unifica en una sola plataforma las múltiples fuentes de las que provienen los gastos y entrega alertas automáticas. Así brinda mayor visibilidad en caso de error.
Rindegastos, con oficinas en 5 países de Latinoamérica. Además cuenta con presencia en más de 22 países en todo el mundo, rinde, aprueba y controla los gastos de manera 100% digital. Cuenta con un algoritmo de IA que detecta los gastos duplicados o fraudulentos. Se integra al ERP del usuario. Con ello disminuye el tiempo de los colaboradores en estos procesos en un 75%, entre muchas otras ventajas.
“Sin duda alguna, utilizar herramientas tecnológicas para mejorar estos procesos es clave. Manualmente son pocos eficientes y engorrosos. Es casi la única forma de detectar los gastos duplicados”, afirmó Damelis Blanco.
