La nueva ley de protección de datos pondrá a prueba la gestión documental de las empresas

Durante años, las empresas creyeron que digitalizar significaba dejar de imprimir documentos. Sin embargo, para Despapeliza, el verdadero desafío comienza justamente después. Lograr que esos documentos formen parte de una operación inteligente, conectada y completamente gobernada.

“Muchas organizaciones tienen contratos electrónicos, documentos digitales y distintos sistemas tecnológicos. Pero la información sigue dispersa, fuera del flujo de los procesos y sin capacidad de generar valor. Digitalizar no es almacenar archivos; es gobernar documentos, procesos y datos”. Afirma Rodrigo Mortara, CEO de Despapeliza.

La compañía chilena impulsa la transformación digital de organizaciones públicas y privadas. Mediante una plataforma que automatiza, controla y gobierna toda la operación documental.

Su propuesta va más allá de la gestión documental tradicional. Es transformar los documentos desde archivos estáticos hacia activos estratégicos para la organización. El resultado es un ecosistema donde documentos, procesos, datos y personas trabajan de manera coordinada. Eliminando tareas manuales, reduciendo errores y acelerando la toma de decisiones.

Según explica, muchas organizaciones han invertido en ERP, CRM y múltiples plataformas especializadas. Pero la operación documental continúa desarrollándose fuera de esos sistemas. Generando reprocesos, duplicidad de información, pérdida de trazabilidad y mayores riesgos operacionales. “Las empresas creen estar digitalizadas, cuando en realidad todavía no gobiernan su información”.

Gobernar la información, no solo almacenarla

Uno de los conceptos centrales impulsados por Despapeliza es la Gobernanza Documental y de Datos. Esto significa administrar todo el ciclo de vida de la información. Desde la creación de un documento hasta su aprobación, firma electrónica, almacenamiento, consulta, modificaciones, vencimientos y eliminación. Manteniendo registro de cada acción realizada.

“Lo importante no es únicamente saber dónde está un documento. Lo realmente valioso es saber quién lo creó, quién lo modificó, quién lo aprobó. Cuál es su versión vigente, con qué otros procesos se relacionan y qué impacto tiene dentro de la organización.”

Ese nivel de trazabilidad permite responder con rapidez ante auditorías. Fortalecer los procesos de cumplimiento y reducir significativamente los riesgos asociados a la gestión documental.

El desafío cobra especial relevancia con la entrada en vigencia de la nueva Ley de Protección de Datos Personales en Chile durante diciembre de 2026.

La normativa exigirá a las organizaciones demostrar cómo administran los datos personales, quién tiene acceso a ellos, cómo se resguardan, cuánto tiempo permanecen almacenados y bajo qué condiciones pueden ser utilizados o eliminados.

“Ya no bastará con tener políticas de seguridad o documentos digitalizados. Las empresas deberán demostrar, con evidencia. Que controlan sus procesos, protegen la información y mantienen trazabilidad sobre todo el ciclo de vida de los datos”.

Inteligencia Artificial con información gobernada

Para Despapeliza, el verdadero valor de la Inteligencia Artificial no depende únicamente del modelo utilizado. Sino de la calidad y gobernanza de la información sobre la que opera.

“La IA solo puede entregar buenos resultados cuando trabaja sobre información confiable, estructurada y completamente gobernada. Si los documentos están desordenados, duplicados o desconectados. La inteligencia artificial simplemente amplificará ese desorden.”

La plataforma incorpora capacidades de inteligencia artificial para analizar contratos, extraer información relevante. Identificar diferencias entre versiones, automatizar revisiones documentales y facilitar la búsqueda inteligente de información. Siempre utilizando el conocimiento propio de cada organización y manteniendo el control sobre sus datos.

Para Despapeliza, la transformación digital consiste en construir organizaciones capaces de gobernar sus documentos, procesos y datos de manera integrada, segura y trazable. “El futuro no consiste en tener menos documentos. Consiste en que los documentos trabajen para la empresa. Las organizaciones que logren gobernar su información estarán mejor preparadas para cumplir las nuevas regulaciones, incorporar inteligencia artificial y tomar decisiones con mayor rapidez y confianza”, concluye Rodrigo Mortara.