El desafío que viene para las empresas: Trazabilidad en cada consentimiento

El desafío que viene para las empresas: Trazabilidad en cada consentimiento

Por Raúl Leal, Gerente de Nuevos Negocios de BeTrust

Aceptar los términos y condiciones de un servicio podría dejar de ser el punto final. Esto, en la gestión del consentimiento. Ello, para convertirse apenas en el inicio de una nueva obligación para las empresas.

Pronto entra en vigencia de la Ley N°21.719. Por eso, las organizaciones que traten datos personales deberán elevar el estándar. El foco está en cómo gestionan, documentan y acreditan los permisos otorgados por sus titulares.

La nueva regulación no sólo establece mayores obligaciones para quienes manejan información de clientes, trabajadores, proveedores o postulantes, sino que incorpora un cambio relevante en la forma de entender el consentimiento.

El desafío será poder demostrar quién lo otorgó. Pero también cuándo lo hizo, bajo qué condiciones y para qué finalidad. Además de contar con mecanismos que permitan modificarlo o revocarlo posteriormente.

El consentimiento deja de ser simplemente una casilla que una persona marca en un formulario.

Se transforma en una evidencia digital que la organización debe ser capaz de acreditar y gestionar. Esto, durante todo su ciclo de vida. Ello implica saber quién otorgó ese consentimiento. Además de cuándo, para qué finalidad y qué sucedió después con él.

La implementación de la normativa también marcará un cambio institucional, ya que la Ley N°21.719 contempla la creación de la primera Agencia de Protección de Datos Personales de Chile.Tendrá facultades de fiscalización y sanción. Incluyendo multas que pueden llegar hasta las 20.000 UTM.

Por ello, para las empresas el desafío no será únicamente jurídico. Sino también operativo y tecnológico.

Bajo este nuevo paradigma, la gestión del consentimiento comienza a vincularse directamente con el gobierno de datos. También con la capacidad de generar evidencia digital verificable.

Ya no bastará con almacenar una base de datos con registros de aceptación. Las organizaciones deberán ser capaces de reconstruir la historia de cada consentimiento. Además de responder ante eventuales solicitudes, auditorías o procesos de fiscalización.

Las empresas necesitan pasar de guardar un registro a poder demostrar una historia y, para eso, la trazabilidad es fundamental. No sólo importa que exista un consentimiento, sino contar con evidencia sobre su origen, sus condiciones, sus modificaciones y hasta su eventual revocación.

Este desafío también abre espacio para que las organizaciones revisen las herramientas con las que actualmente gestionan estas autorizaciones. Para simplificar el trabajo de las empresas bajo la nueva normativa, en BeTrust desarrollamos Trust Consent.

Es una solución orientada a la captura, autenticación, custodia y trazabilidad de consentimientos.

La herramienta permite autenticar la identidad del titular y generar evidencia verificable de cada autorización, manteniendo el registro durante todo su ciclo de vida. La solución está diseñada además para integrarse con otros marcos regulatorios que requieren una gestión verificable de las autorizaciones, como Open Finance, establecido en la Ley N°21.521, y REDEC, asociado a la Ley N°21.680.

A medida que se acerca la fecha de entrada en vigencia originalmente establecida por la Ley N°21.719, o el nuevo plazo que eventualmente pudiera definirse, las organizaciones deberán avanzar más allá de la actualización de sus políticas de privacidad y formularios.

El verdadero desafío estará en adecuar los sistemas y procesos mediante los cuales se obtienen, administran y acreditan los consentimientos, evolucionando desde un modelo centrado simplemente en “aceptar” a uno que permita gestionar, demostrar y mantener trazabilidad del consentimiento durante todo su ciclo de vida.

Avanzar tempranamente en estas capacidades, con independencia del plazo definitivo de entrada en vigencia, representa una oportunidad para fortalecer desde ahora la relación con los clientes, elevar los estándares de transparencia y protección de sus datos y reducir el esfuerzo de adecuación futura. Más que una exigencia regulatoria, se trata de incorporar una capacidad que mejora el nivel de servicio, confianza y resguardo que la organización entrega a sus clientes.