La automatización de procesos se ha convertido en una herramienta clave para que las pymes puedan crecer de manera estructurada, ya que al eliminar tareas repetitivas y optimizar recursos, permite a los equipos enfocarse en actividades de mayor valor estratégico, impulsando la productividad sin necesidad de aumentar la dotación del personal.

En la actualidad, tener una pyme con procesos controlados es clave para sobresalir dentro de un mercado competitivo. Por ese motivo, estas empresas implementan diferentes estrategias para lograr una estabilidad.

Una técnica que se posiciona como una alternativa concreta es la automatización de procesos, que permite a las personas dejar de realizar trabajos repetitivos y sin valor para concentrarse en actividades cruciales para el negocio.

Según César Ozán, CEO & Founder de IntelliHelp , la automatización de procesos se ha convertido en una herramienta crucial para que las medianas empresas puedan crecer de manera estructurada y eficiente. Ya que según el experto, al eliminar tareas repetitivas y optimizar recursos, permite a los equipos enfocarse en actividades de mayor valor estratégico, impulsando la productividad sin necesidad de aumentar la dotación del personal.

“Automatizar actividades como facturación, gestión de correos o atención al cliente permite escalar sin que la operación se vuelva caótica. El negocio se vuelve más elástico, capaz de absorber crecimiento de forma sostenible”, señaló Ozán.

Además del ahorro de tiempo y la reducción de errores, para el fundador de IntelliHelp, la automatización mejora la toma de decisiones mediante el acceso en tiempo real a datos críticos.

La automatización de procesos también eleva la experiencia del cliente, lo que se traduce en fidelización y crecimiento a largo plazo, convirtiendo la automatización en una inversión que prepara a la pyme no solo para sobrevivir, sino para escalar competitivamente.

Asimismo, el experto comentó que cuando una pyme decide automatizar, es preferible enfocarse en las áreas más estratégicas y con alta carga de tareas repetitivas. Una de ellas es finanzas y facturación, área donde automatizar recordatorios de pago o la emisión de facturas mejora el flujo de caja y reduce errores.

También puede ser ventas y marketing, donde, según Ozán, se pueden programar correos automatizados, integrar formularios con CRM o gestionar campañas en redes sociales para aumentar las oportunidades de negocio sin aumentar el personal.

Otras áreas que recomienda el CEO de IntelliHelp son la atención al cliente, mediante chatbots y respuestas automáticas, y logística e inventario, con sistemas que alertan de stock mínimo o generan órdenes de compra.

Recursos Humanos también cuenta con procesos para automatizar, tales como la incorporación digital o la automatización de nóminas, que alivian la carga operativa.

En todos los casos, la sugerencia es iniciar por manuales de procesos que afecten directamente los ingresos y la eficiencia, utilizando herramientas accesibles como CRM, ERP o soluciones RPA.

Ventajas al automatizar procesos en las pymes.

La automatización de procesos es un motor clave para el desarrollo de las pymes; Ofrece diversas ventajas, como la reducción de costos, el aumento de la eficiencia operativa, el ahorro de tiempo y la disminución de errores humanos.

“Las pymes que han incorporado automatizaciones en sus operaciones han logrado un ahorro de tiempo de hasta un 50% en tareas repetitivas. Esto se traduce en una reducción de errores humanos de entre un 30% y un 80%, y un incremento de ventas que oscila entre el 10% y el 40%. Estas cifras resaltan el potencial transformador de la automatización, permitiendo a las empresas optimizar recursos y enfocarse en actividades de mayor valor añadido, como la mejora de la atención al cliente y una mayor capacidad de escalar”, sostuvo el CEO de IntelliHelp.

Además, el ejecutivo sostuvo que la automatización no solo optimiza las operaciones diarias, sino que también impulsa la satisfacción del cliente y la capacidad de crecimiento de las medianas compañías.

Ya que al reducir la necesidad de personal para tareas repetitivas y minimizar los errores, según el CEO de IntelliHelp , las empresas pueden destinar sus recursos a la innovación y al desarrollo estratégico. Este enfoque hacia la tecnología permite a las pymes no solo mantenerse, sino prosperar en el entorno económico actual.

Los desafíos al automatizar los procesos de una pyme

Según Ozán, la falta de conocimientos técnicos y la resistencia al cambio por parte de colaboradores y dueños son obstáculos comunes que impiden la adopción de la automatización en las pymes. Además, las preocupaciones sobre el presupuesto y la integración con sistemas existentes suelen ser barreras importantes que limitan el acceso de las pymes a soluciones de automatización avanzada.

“Las pymes a menudo no saben por dónde empezar ni cómo conectar las herramientas entre sí. Se piensa que cualquier proceso se puede automatizar, pero solo aquellos que son manuales y recurrentes son los ideales”, afirmó el ejecutivo.

Para el fundador de IntelliHelp, para abordar estos desafíos se debe implementar un modelo accesible y escalable por módulos, permitiendo a las pymes pagar solo por las funciones que realmente utilizan.

Capacitaciones integradas para superar la resistencia al cambio, conectores automáticos para herramientas populares y soporte técnico local para minimizar el miedo a fallas. Ofrecen un tablero de impacto que mide el retorno de inversión, haciendo que las pymes vean la automatización como una inversión estratégica.

Finalmente, el CEO de IntelliHelp aconsejó a las pymes que buscan automatizar sus operaciones por primera vez y cuentan con recursos limitados, comenzando con tareas pequeñas y repetitivas que generan un impacto rápido y medible, como por ejemplo, la automatización de correos de seguimiento, la generación de facturas o los recordatorios de pago, lo que permite ver los beneficios de la automatización en un corto plazo.

Asimismo, Ozán sostuvo que es clave priorizar procesos que afectan directamente los ingresos o el tiempo, como ventas, compras o atención al cliente, y utilizar herramientas gratuitas o de bajo costo como Zapier o Google Workspace.

Otra recomendación del representante de IntelliHelp es capacitar a una persona interna como líder de automatización, alguien con buena actitud tecnológica y curiosidad, incluso si no es un experto.

Por último, para César Ozán es fundamental medir los resultados, definiendo métricas claras desde el inicio para cuantificar el ahorro de tiempo, dinero o la mejora en la atención al cliente, dado que la automatización debe abordarse de forma modular, construyendo procesos por etapas y aprovechando las plantillas prediseñadas para evitar empezar desde cero.

Acerca de IntelliHelp:

Empresa que ofrece soluciones tecnológicas integrales para pequeñas y medianas empresas, como también para emprendedores. Su modelo de negocio proporciona un departamento de TI externalizado y ajustado a las necesidades específicas de cada cliente.

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