Millones sin rendir y conciliaciones bancarias realizadas en planillas Excel. Giros globales no contabilizados y cheques caducados que aún figuran en los registros. Todos impiden conocer con certeza el saldo real disponible en cuentas corrientes. ¿Le parece conocido?
Demoran cuatro veces más en realizar este proceso de manera manual versus hacerlo de manera digital.
Así lo hemos constatado en el último estudio realizado entre 58 mil 546 trabajadores, durante 2024. Reveló 843 mil 523 gastos duplicados, que corresponden al 7% del total de gastos rendidos durante ese período. Un porcentaje que se traduce a USD 31 millones de dólares. Ello equivale a más de USD 9 mil dólares por empresa anualmente.
Así, el mayor impacto de ese error se materializa en la distorsión de los estados financieros. Junto con ello, en la toma de decisiones y en el tiempo extra de auditorías. Peor aún, da pie al fraude.
En efecto, durante el proceso de rendición de gastos, que muchas empresas llevan en forma manual o simplemente a través del uso de planillas Excel, el concepto de gasto duplicado es una figura compleja. Esto, porque para detectar un mismo gasto rendido más de una vez, muchas veces el área de finanzas debe apelar a la “memoria”. Esto resulta inmanejable en grandes volúmenes de información.
En ese escenario, la implementación de herramientas automatizadas de control surge como una solución eficaz para mitigar este impacto negativo. Esto es gracias a que evita los procesos manuales, unifica en una sola plataforma las múltiples fuentes de las que provienen los gastos y entrega alertas automáticas, dando así mayor visibilidad en caso de error.
Sin duda alguna, utilizar herramientas tecnológicas para mejorar estos procesos que manualmente son poco eficientes y engorrosos no solo es de gran ayuda, sino más bien es casi la única forma de detectar los gastos duplicados y realizar los procesos de rendición de manera eficiente.
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