Inteligencia artificial y automatización de procesos: las claves para agilizar propuestas comerciales
La inteligencia artificial y la automatización de procesos tienen una presencia clave en las estrategias corporativas.
Sin embargo, desde IntelliHelp señalan que es importante comprender las diferencias. Esto, entre ambas herramientas para utilizarlas correctamente dentro de la compañía.
Según el informe Inteligencia artificial responsable en empresas que operan en Chile, el 73 % de las compañías en nuestro país ha adoptado la inteligencia artificial. Esto, aunque en distintas etapas.
Especialistas en tecnología señalan que estas aplicaciones son útiles al momento de elaborar propuestas comerciales.
Esto se debe a que pueden ayudar a reducir el tiempo de trabajo. Para que funcionen correctamente, es necesario proporcionarles información histórica y relevante de la compañía.
Para César Ozán, CEO & founder de IntelliHelp, la clave está en que la inteligencia artificial no trabaja desde cero. Sino que se le entregan antecedentes. Ello le permite aprender cómo estructurar una nueva propuesta.
Además, el experto comentó que en la elaboración de propuestas comerciales existen varias tareas que pueden ser automatizadas. Sobre todo aquellas relacionadas con la recopilación y carga de datos del cliente.
“La regla general es que los procesos manuales y repetitivos. También los recurrentes son los que presentan mayores oportunidades de automatización. Por ejemplo, si una empresa recibe una solicitud. Existe una cadena de tareas que puede simplificarse mediante la automatización”, añadió Ozán.
Asimismo, el CEO de IntelliHelp indicó que es posible incorporar mecanismos que revisen automáticamente. Esto, si la información recibida es correcta antes de continuar con el proceso.
Este tipo de procedimientos automatizados también se utiliza en áreas financieras.
En donde existen tareas que deben realizarse todos los meses. Como conciliaciones y otros procesos administrativos.
Según precisó Ozán, la diferencia entre ambas herramientas es importante, ya que la automatización permite ejecutar o gestionar tareas dentro de un proceso, mientras que la inteligencia artificial puede analizar registros y generar contenidos a partir de esos antecedentes.
Además, el experto se refirió a la información que una pyme debería incorporar a las aplicaciones de IA para obtener una propuesta más precisa. El fundador de IntelliHelp indicó que lo primero es contar con antecedentes sobre el cliente, como quién es, qué servicios ha contratado anteriormente, cuáles son sus características y cuáles son sus necesidades.
También existen funcionalidades que permiten crear espacios de trabajo dentro de plataformas de inteligencia artificial. Según comentó Ozán, en esos espacios se puede concentrar información de la compañía y establecer fuentes para obtener antecedentes.
“Esto permite reducir el tiempo destinado al armado inicial del documento. También es posible integrar la inteligencia artificial con un CRM, que concentra registros de los clientes. De esta manera, la herramienta puede utilizar esos datos para generar propuestas personalizadas”, agregó el experto.
Sin embargo, para el especialista no es recomendable dejar la elaboración de propuestas comerciales completamente en manos de una inteligencia artificial. Esto, ya que uno de los principales errores es pensar que la IA puede realizar el trabajo sin supervisión humana.
“La inteligencia artificial puede reducir considerablemente la cantidad de personas y horas necesarias para elaborar una propuesta, pero no elimina la necesidad de una revisión final. Además, a medida que se utiliza la herramienta, es posible ir ajustándola para obtener resultados cada vez mejores”, indicó Ozán.
¿Cómo usar la IA para adaptar propuestas comerciales a las necesidades de cada cliente?
Para el CEO de IntelliHelp, la capacidad de personalizar propuestas comerciales depende de los antecedentes que la empresa entregue a la herramienta. La inteligencia artificial puede cruzar información de clientes y bases de datos. También otros antecedentes. Todo, para generar propuestas personalizadas según las necesidades de cada organización.
Otra capacidad relevante es la adaptación del lenguaje. Según Ozán, la IA puede modificar una propuesta para utilizar un tono más corporativo, técnico, cercano o comercial, dependiendo del público al que esté dirigida.
Además, puede procesar grandes cantidades de información en poco tiempo, cruzando antecedentes que anteriormente requerían muchas horas de trabajo manual.
En relación con los errores al incorporar IA y automatización de procesos, para Ozán, uno de los principales errores es pensar que la inteligencia artificial y la automatización pueden solucionar todo.
Según agregó el experto en el caso de la automatización, primero es necesario identificar correctamente los procesos que pueden ser automatizados.
Si una tarea se realiza una sola vez, probablemente no tenga sentido desarrollar una solución para automatizarla.
En cambio, si una persona debe consultar todos los días un dato, actualizar un documento o realizar una tarea repetitiva, existe una oportunidad mucho más clara de automatización.
A esto se suma el error de dejar una propuesta completamente en manos de la inteligencia artificial sin realizar una revisión humana. La herramienta puede cometer errores, especialmente cuando trabaja con información legal, financiera o sensible. Por eso, para Ozán, cualquier contrato, propuesta o documento que tenga consecuencias importantes debe ser revisado por una persona competente antes de ser utilizado.
La seguridad de los datos también debe ocupar un lugar crucial. Las empresas deben ser especialmente cuidadosas al conectar una herramienta de inteligencia artificial con información sensible de clientes, datos financieros o información estratégica.
Según concluyó el fundador de IntelliHelp, no todas las plataformas ofrecen necesariamente los mismos niveles de seguridad. Por eso, es importante evaluar sus políticas de seguridad, manejo de datos, permisos de acceso y compatibilidad con los sistemas de la organización.
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Empresa que ofrece soluciones tecnológicas integrales para pequeñas y medianas empresas, como también para emprendedores. Su modelo de negocio proporciona un departamento de TI externalizado y ajustado a las necesidades específicas de cada cliente.
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