Cuando se trata de realizar viajes de trabajo, muchas empresas enfrentan problemas a la hora de gestionar las finanzas de procesos como ajustar presupuesto, comprar tickets o buscar estadía, lo que termina generando sobrecostos, enredos y estrés. Sin embargo, no hay razón para gastar de más cuando se puede optimizar adecuadamente los recursos, especialmente si el motivo detrás del viaje es de carácter inevitable o imprescindible, como cerrar algún negocio o asistir a un evento importante.
Según explica Felipe Vera, Head of Corporate Sales de Rindegastos para Chile, si se trata de ahorrar dinero en un viaje de negocios, la mejor solución no siempre es eliminar gastos de tajo, sino administrar estratégicamente el dinero para cada actividad, dejando espacio a los ajustes de presupuesto de última hora sin que ello afecte el desarrollo del motivo por el cual se hace el viaje. Si lo que quiere es evitar los extremos y tener un viaje productivo y placentero, siga estos consejos:
Debido a que el surgimiento de un viaje de trabajo puede ser repentino y tener cierta urgencia, Vera comenta que muchas empresas se apresuran a decidir cuáles gastos deben considerarse y cuáles no sin un criterio objetivo, pensando en cómo reducir el impacto económico del viaje, sobre todo si no se tiene la certeza de que este genere algún retorno de inversión. “Para estos casos no hay nada más efectivo que hacer el montaje de todos los gastos en una plataforma contable que haga cálculos precisos en menos tiempo, optimizando una tarea que genera estrés y más carga de trabajo en las áreas financieras corporativas, sin saber qué soluciones tecnológicas como Rindegastos hacen ajustes con base en presupuestos puntuales detallando cada gasto”, explica.
Lo mejor de relegar ciertas tareas a la tecnología contable es el poder de la automatización de cálculos y valores. Rindegastos, por ejemplo, permite una conversión automática de los valores que usted pagó en otras divisas a partir de tasas de cambio oficiales, gracias a que la plataforma está conectada con el Banco Central. Esto garantiza que no haya errores de cálculo con la típica confusión sobre cuál es la tasa correcta a usar, haciendo que viajar al exterior sea práctico y sencillo. Incluso, la app funciona sin internet, lo que es conveniente cuando no se tiene un plan de datos, acceso a roaming internacional o durante un vuelo, permitiendo aprovechar el sistema desde cualquier parte del mundo.
Y si se trata de rendición de soportes a la distancia, una de las principales trabas y reprocesos ocurren cuando se debe esperar una aprobación del otro lado del mundo —o del mismo país—. Con soluciones digitales como Rindegastos, no es necesario esperar a que el líder o jefe de área llegue de regreso para pasar facturas o solicitar un documento que no se ha subido, pues durante el viaje puede confirmar si lo que pidió se puede validar o falta algo, todo a través de la plataforma en tiempo real.
Debido a que usualmente los viajes de trabajo están ligados al volumen de trabajo y el tamaño de la empresa, cada equipo suele tener identificado el motivo más recurrente de estos viajes, por lo que es fundamental la planeación anticipada y contar con herramientas que permitan ejecutarlo sin contratiempos, haciendo una experiencia amena antes, durante y después del viaje.
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