En esta era, los estudiantes se enfrentan a un desafío único: una cantidad cada vez mayor de documentos. Ya sean notas de clase, tareas o material de investigación, los estudiantes no tienen idea de cómo clasificar sus recursos para generar un mayor impacto.

Por lo tanto, los estudiantes necesitan algunos consejos y trucos para administrar sus documentos de una mejor manera para que no se vean abrumados por un desorden de archivos y no pierdan tareas en el abismo de las carpetas.

Por eso, hemos elaborado este artículo para mostrarte algunas herramientas y consejos que te ayudarán a mejorar la gestión estratégica de documentos. Como resultado, los estudiantes maximizarán su productividad y optimizarán su flujo de trabajo, lo que se traducirá en un mejor rendimiento académico.

Formas en que los estudiantes pueden mejorar la gestión de documentos

A continuación, mencionamos algunas formas en las que los estudiantes pueden administrar sus documentos. Siga cada punto de cerca para no perderse nada.

1. Digitalizar archivos

En primer lugar, los estudiantes deben considerar la posibilidad de digitalizar sus documentos impresos para facilitar la edición y actualización de los contenidos. Las notas escritas a mano son otro ejemplo de documentos que deben digitalizarse para facilitar su almacenamiento en dispositivos digitales.

Una forma rápida de digitalizar archivos es utilizar un potente convertir imagen a texto. Estas herramientas utilizan los algoritmos más recientes para que el texto escrito en imágenes sea editable, actualizable y almacenable. El mejor que pudimos encontrar es el siguiente:

Sin embargo, puedes usar la herramienta que quieras para el trabajo. La foto a texto que seleccionamos permite convertir varios formatos de imagen, como JPG, PNG, BMP, GIF, etc.

Explora las opciones y comienza a crear una biblioteca digital de tus documentos. Esto también te permitirá buscar fácilmente términos clave cuando sea necesario, lo que te permitirá revisar rápidamente la información para exámenes y más.

1. Organice documentos con convenciones de nombres consistentes

Cuando tenga sus documentos en el dispositivo preferido, por ejemplo, computadora portátil, PC, tableta, etc., es momento de organizarlos con un esquema de nombres consistente.

Dales a los archivos nombres descriptivos que incluyan información relevante como el código del curso, el título de la tarea, la fecha, etc. Luego, coloca los archivos con códigos similares en una carpeta y dales también un nombre. Más tarde, crea una estructura de carpetas clara que establezca una jerarquía lógica de archivos.

Ejemplo:

Carpeta raíz: “Mis documentos”

• Subcarpeta 1: “Académicos”
  • Subcarpeta 1.1: “Otoño de 2024”
    • Subcarpeta 1.1.1: “MATEMÁTICAS 101 – Cálculo I”
      • Programa de estudios de MATH101.pdf
      • MATH101_Tarea1_2024-09-10.pdf
      • Guía de estudio para el examen parcial de matemáticas 101.pdf
    • Subcarpeta 1.1.2: “ENG 202 – Literatura americana”
      • ENG202_Ensayo1_ElGranGatsby_2024-10-15.docx
      • ENG202_Presentación_Simbolismo_2024-11-05.pptx
  • Subcarpeta 1.2: “Primavera 2023” (Contiene carpetas y archivos del semestre anterior)
• Subcarpeta 2: “Extracurriculares” ….

Esta jerarquía y los esquemas de nombres de archivos uniformes hacen que sea bastante fácil encontrar información cuando se la necesita, lo que agiliza el flujo de trabajo y mejora significativamente la productividad.

1. Utilice el almacenamiento en la nube para facilitar el acceso a los archivos

El mundo está optando por el almacenamiento digital porque es más cómodo de conservar que el almacenamiento físico. Además, compartir y acceder a la información a través de una variedad de dispositivos digitales se vuelve mucho más fácil.

Un buen ejemplo de un sistema de almacenamiento en la nube seguro y potente es Google Drive . Los estudiantes pueden cargar fácilmente sus archivos, carpetas y subcarpetas en Drive, lo que hace que sus notas, documentos personales y material de investigación estén protegidos y sean accesibles.

Sin embargo, el problema del almacenamiento en la nube es que hay que comprar una versión premium para superar una determinada barrera de almacenamiento. En el caso de Google Drive, ese límite es de 15 GB. Por lo tanto, hay que tener cuidado con los archivos que se suben.

1. Aproveche las aplicaciones de gestión de documentos

Hoy en día, muchas aplicaciones de gestión de documentos hacen que sea muy fácil editar, compartir y actualizar información en línea.

Un ejemplo de ello es la aplicación Evernote, que es una potente herramienta para tomar notas y gestionar documentos.

Con Evernote, los estudiantes pueden crear notas en varios formatos, como texto, grabaciones de audio e imágenes. Hay una gran cantidad de opciones de formato para datos de texto y también una opción para tomar notas a mano alzada.

Además de todo esto, lo mejor de Evernote es su capacidad para organizar notas y documentos mediante etiquetas y pilas. Esto hace que sea muy fácil administrar archivos y no olvidarse nunca de nada sobre tareas, documentos de revisión bibliográfica u otros.

1. Realice copias de seguridad de los archivos periódicamente

Además de utilizar herramientas, también es importante que los estudiantes desarrollen algunas prácticas saludables de gestión de documentos, una de las cuales es realizar copias de seguridad de los archivos periódicamente.

Esta práctica implica la creación de copias de documentos críticos en múltiples ubicaciones físicas y digitales.

Por ejemplo, si tienes tu título universitario y tu hoja de calificaciones, es posible que quieras conservar una copia impresa segura y digitalizarla también para tener una copia de seguridad en tu computadora.

Además de esto, haga otra copia digital de los documentos en un disco externo o en un almacenamiento en la nube separado, para minimizar el riesgo de perder archivos cruciales.

Tomar estas precauciones no solo inculca prácticas saludables de gestión de documentos, sino que también garantiza que los archivos estén seguros y listos para ser utilizados.

1. Deshazte del desorden periódicamente

Hablar de prácticas saludables, como ordenar o limpiar archivos periódicamente, es igualmente importante. Revise sus archivos de vez en cuando para eliminar los que no desee y liberar espacio de almacenamiento adicional en sus dispositivos digitales.

Esto no sólo dejará más espacio para otros documentos, sino que también mejorará el rendimiento de su máquina.

Mientras tanto, también puedes limpiar tus salas de almacenamiento de archivos físicos tirando carpetas, fotocopias y demás cosas que no necesites. Esto agilizará tu flujo de trabajo, ya que la próxima vez que quieras acceder a algo, no tendrás que luchar contra demonios para conseguirlo.

Poner orden es un excelente consejo para los estudiantes que buscan maximizar su producción en un tiempo determinado. Claro, puede requerir un poco de esfuerzo por una vez, pero, una vez que hayas terminado de ordenar tus documentos académicos, vendrás corriendo a nosotros para darnos las gracias.

Palabras finales

Los estudiantes se enfrentan al desafío de gestionar una cantidad cada vez mayor de documentos, incluidos apuntes de clase, tareas y material de investigación. Por ello, deben aprender nuevas formas de gestionar mejor los documentos para aumentar la productividad.

Al digitalizar archivos, usar convenciones de nombres consistentes, utilizar almacenamiento en la nube, aprovechar aplicaciones de gestión, realizar copias de seguridad de archivos regularmente y ordenar periódicamente, los estudiantes pueden mejorar la gestión de documentos.

Estas prácticas estratégicas ayudarán a los estudiantes a evitar sentirse abrumados por un desorden de archivos y garantizarán un fácil acceso a la información cuando sea necesario.