¿Adiós al Excel? El 98,6% de las empresas chilenas son MiPymes y buscan modernizar sus cobranzas
Con más de 1,2 millones de MiPymes en Chile, la automatización de cobranzas y conciliaciones apunta a reducir costos operativos. Además de entregar información en tiempo real. Todo, para mejorar la gestión de caja y la toma de decisiones.
Para una pyme, una cobranza atrasada o una diferencia que demora días en detectarse no es solo un problema administrativo. Puede impactar directamente en su flujo de caja y en la capacidad de tomar decisiones.
Por ello, la automatización de procesos como la cobranza y conciliación de pagos comienza a adquirir mayor relevancia. Esto, entre empresas que buscan reducir tareas manuales y tener mayor control sobre sus ingresos.
La oportunidad es especialmente relevante considerando el peso de este segmento en la economía chilena.
De acuerdo con cifras del Ministerio de Economía, las micro, pequeñas y medianas empresas (MiPymes) representan cerca del 98,5% de las empresas con inicio de actividades del país. Con las microempresas representando el 75% y las pequeñas empresas el 21%.
Para estas compañías, digitalizar la gestión de pagos puede significar una diferencia importante. Especialmente cuando los equipos son pequeños y una misma persona debe hacerse cargo de múltiples funciones.
“En una pyme, el tiempo de las personas es un recurso especialmente valioso. Cuando un equipo debe dedicar horas a revisar planillas y buscar transferencias. O bien, cuadrar montos o identificar quién pagó, está destinando recursos a una tarea que puede automatizarse”, explica Rodrigo Cornejo, gerente comercial y socio de Otrospagos.com.
El problema aparece cuando el volumen de operaciones comienza a crecer. Excel puede seguir siendo una herramienta útil, pero la actualización manual de información aumenta el riesgo de errores, duplicidades y datos desactualizados, además de generar una fuerte dependencia de quienes administran las planillas.
“Excel funciona bien mientras los volúmenes son manejables. De hecho en nuestra experiencia, contamos con protocolos de integración a través de cargas en Excel para quienes precisamente están en ese rango, y está bien. Pero cuando una pyme comienza a crecer, la complejidad también aumenta. El desafío deja de ser simplemente registrar los pagos. Pasa a ser clave tener certeza de cuánto se ha recaudado, qué está pendiente y dónde existen diferencias”, señala Cornejo.
Al respecto, explica que la automatización permite abordar este proceso desde la publicación de la deuda hasta la recepción, conciliación y liquidación de los fondos.
“Cada pago puede quedar registrado automáticamente, identificando quién pagó, cuándo, por qué medio y por qué monto”, destaca.
Esto permite que una empresa tenga una visión actualizada de su recaudación y pueda detectar rápidamente cuentas pendientes o diferencias, sin esperar al cierre de un período ni realizar conciliaciones manuales.
“Para una pyme saber en tiempo real qué dinero entró y qué dinero todavía está pendiente es fundamental. Ello, para gestionar su caja. No se trata solamente de cobrar más rápido. Sino de contar con información confiable para decidir cuándo pagar, cuánto invertir o dónde poner el foco de la cobranza”, afirma el ejecutivo de Otrospagos.com.
Otro de los beneficios está en liberar horas de trabajo. Al automatizar el registro y conciliación de pagos, disminuyen tareas repetitivas como revisar cartolas, identificar transferencias, comparar montos o actualizar estados de cuenta.
“Cuando automatizamos estas tareas, las personas dejan de ser digitadores o buscadores de diferencias y pueden concentrarse en lo que realmente aporta al negocio: gestionar clientes, analizar la información, resolver casos pendientes y tomar decisiones”, sostiene Cornejo.
Digitalización de pagos recurrentes gana terreno
La digitalización puede ser particularmente útil para pymes. Esto, ya que manejan pagos recurrentes o un volumen creciente de transacciones. Como empresas de servicios, administradoras de edificios y condominios. También inmobiliarias, instituciones educacionales, clínicas, automotoras y otras compañías que necesitan realizar seguimiento permanente de sus cuentas por cobrar.
Para Cornejo, el siguiente paso no consiste necesariamente en incorporar más herramientas, sino en conectar mejor las que ya existen.
“La transformación digital de una pyme no tiene que comenzar con proyectos gigantescos. Muchas veces parte por automatizar un proceso concreto que consume muchas horas, como la cobranza y la conciliación. Si logramos que esa información fluya automáticamente, la empresa gana tiempo, reduce errores y obtiene algo todavía más importante: control sobre su negocio”, concluye.
Acerca de Otrospagos.com
OtrosPagos.com es una plataforma chilena de pagos online que permite centralizar el pago de distintos servicios en un solo lugar, especialmente aquellos que no siempre están disponibles en las plataformas tradicionales, como arriendos, gastos comunes, educación, seguros, créditos, internet o tv. Funciona como un intermediario de recaudación, ofreciendo más de 20 distintos medios de pago digitales para cumplir esas obligaciones.
